Implementierung eines Produktionsmanagementsystems – wo beginnen und welche Fehler vermeiden?

Chaotische Abläufe, kostspielige Stillstände und fehlende Transparenz bei der Auftragsabwicklung gehören zu den häufigsten Herausforderungen in Produktionsunternehmen. Ein passend ausgewähltes und professionell implementiertes Produktionsmanagementsystem kann diese Probleme wirksam adressieren.

Der Implementierungsprozess selbst ist jedoch anspruchsvoll. Der Projekterfolg hängt maßgeblich von einer fundierten Planung sowie der Fähigkeit ab, typische Fehler zu vermeiden, die den Nutzen der gesamten Investition gefährden können.

Wo beginnt die Implementierung eines Produktionsmanagementsystems?

Vor der Einführung eines Produktionsmanagementsystems ist eine umfassende Bedarfsanalyse unerlässlich. Sie bildet die Grundlage für den gesamten Implementierungsprozess und entscheidet wesentlich über dessen Erfolg.

Zunächst müssen klare betriebswirtschaftliche Ziele definiert werden, beispielsweise:

• Steigerung der Produktionseffizienz

• Reduzierung von Betriebskosten

• Verbesserung der Produktqualität

• Verkürzung von Durchlauf- und Lieferzeiten

Ebenso wichtig ist eine detaillierte Analyse der bestehenden Produktionsprozesse. Ein solcher Audit identifiziert Engpässe, Ineffizienzen sowie Bereiche mit unmittelbarem Optimierungspotenzial. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die funktionalen Anforderungen an das neue System.

Diese Analyse zeigt außerdem, wie Informationen innerhalb des Unternehmens fließen und an welchen Stellen Kommunikationslücken oder Verzögerungen entstehen. Betrachtet werden sollte die gesamte Wertschöpfungskette – vom Wareneingang über einzelne Produktionszellen bis hin zur Qualitätsprüfung und Lagerung der Fertigprodukte.

Die Einbindung von Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen – von Maschinenbedienern bis hin zu Produktionsleitern – liefert wertvolle praktische Erkenntnisse. Dadurch basiert das Lastenheft für die neue Software nicht auf theoretischen Annahmen, sondern auf realen Anforderungen aus der Produktion.

Definition zentraler Leistungskennzahlen (KPIs)

Ein zentraler Bestandteil der Analysephase ist die Definition geeigneter Key Performance Indicators (KPIs). Nur mit klar definierten Kennzahlen lässt sich objektiv beurteilen, ob die Implementierung die erwarteten Ergebnisse liefert.

Ein Produktionsmanagementsystem dient in vielen Fällen vor allem dazu, diese Kennzahlen kontinuierlich zu erfassen, zu analysieren und transparent darzustellen. Zu den wichtigsten KPIs in der industriellen Fertigung zählen unter anderem:

• Overall Equipment Effectiveness (OEE)

• Cycle Time

• Mean Time Between Failures (MTBF)

• Ausschuss- und Fehlerquote

Die Auswahl der Kennzahlen sollte eng mit den zuvor definierten Unternehmenszielen verknüpft sein.

Wenn beispielsweise die Reduzierung von Stillständen im Fokus steht, sind Maschinenverfügbarkeit und Stillstandszeiten entscheidende Kennzahlen. Liegt der Schwerpunkt auf Qualitätssicherung, gewinnen Qualitäts- und Fehlerkennzahlen an Bedeutung.

Moderne Systeme für Produktionsmanagement und Industrieautomation ermöglichen eine automatische Datenerfassung in Echtzeit. Dadurch erhalten Verantwortliche jederzeit einen aktuellen Überblick über die Leistungsfähigkeit der Produktionsprozesse und können bei Abweichungen sofort reagieren – statt erst auf Basis nachträglicher Reports.

Auswahl der passenden Produktionssoftware

Die Entscheidung für ein konkretes Produktionsmanagementsystem sollte direkt aus der Bedarfsanalyse und den definierten Anforderungen hervorgehen. Der Markt bietet eine große Bandbreite an Lösungen – von einfachen Planungstools bis hin zu umfassenden Plattformen für die Automatisierung von Produktionsprozessen.

Grundsätzlich lassen sich zwei Hauptkategorien unterscheiden:

• MES (Manufacturing Execution Systems)

• Produktionsmodule innerhalb integrierter ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning)

Während ERP-Systeme zusätzlich Bereiche wie Finanzen, Personal oder Logistik abdecken, konzentrieren sich MES-Systeme vollständig auf Prozesse in der Fertigung und auf dem Shopfloor.

Wichtige Auswahlkriterien sind insbesondere Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Software sollte mit dem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Produktionsprozesse anpassen lassen. Eine modulare Architektur ist hierbei von Vorteil, da sie eine schrittweise Erweiterung der Funktionalitäten ermöglicht.

So entsteht eine leistungsfähige Plattform für Industrieautomation und Produktionssteuerung, wie beispielsweise das TOMAI Factory System.

Der Implementierungsprozess im Produktionsunternehmen

Die Einführung eines Produktionsmanagementsystems ist ein komplexes Projekt, das einen klar strukturierten Implementierungsplan erfordert. Dieser sollte alle Projektphasen definieren, Verantwortlichkeiten festlegen und messbare Meilensteine enthalten.

Einer der häufigsten Fehler besteht darin, alle Module und Funktionen gleichzeitig einzuführen. Deutlich sicherer ist eine schrittweise Implementierung. Dabei beginnt man mit dem Bereich, der das größte Optimierungspotenzial bietet oder aktuell die größten Probleme verursacht.

Ein solcher Pilotbereich ermöglicht es, die Lösung unter realen Bedingungen zu testen und wertvolle Erfahrungen zu sammeln, bevor das System im gesamten Unternehmen ausgerollt wird.

Für das Projekt sollte ein dediziertes Team gebildet werden, bestehend aus Vertretern der IT sowie der Produktion. Die Projektleitung benötigt ausreichende Entscheidungsbefugnisse und sollte die volle Unterstützung der Geschäftsleitung erhalten.

Regelmäßige Abstimmungen mit dem Softwareanbieter sowie strukturierte Projektmeetings sind entscheidend, um Fortschritte zu überwachen und auftretende Probleme frühzeitig zu lösen.

Die Implementierungsphase umfasst nicht nur Installation und Konfiguration der Software, sondern auch:

• Migration bestehender Daten

• Durchführung von Abnahmetests

• Vorbereitung der Produktionsumgebung

Eine überhastete Umsetzung dieser Schritte gehört zu den häufigsten Ursachen späterer Systemprobleme.

Schulung der Mitarbeitenden und Umgang mit Veränderungsprozessen

Ein häufig unterschätzter Faktor bei der Einführung neuer Systeme ist die Schulung der zukünftigen Anwender. Selbst die leistungsfähigste Software bringt keinen Nutzen, wenn Mitarbeitende sie nicht effektiv einsetzen können oder nicht akzeptieren.

Schulungen sollten daher rollenbasiert gestaltet werden. Maschinenbediener benötigen andere Inhalte als Produktionsleiter, Planer oder Datenanalysten.

Darüber hinaus sollte Weiterbildung kein einmaliges Ereignis sein. Regelmäßige Auffrischungsschulungen sowie dauerhaft verfügbare Schulungsmaterialien unterstützen eine nachhaltige Nutzung des Systems.

Die Einführung neuer Software bietet außerdem eine gute Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu standardisieren. In diesem Kontext werden Produktionsmanagementsysteme zu einem wichtigen Instrument für effizientere und sicherere Produktionsabläufe.

Widerstand gegen Veränderungen ist in Organisationen ein natürlicher Prozess. Um ihn zu minimieren, ist von Beginn an eine offene und transparente Kommunikation notwendig. Mitarbeitende sollten verstehen:

• warum die Veränderung erfolgt

• welche Vorteile sie für das Unternehmen bringt

• und welche konkreten Verbesserungen sich für ihre tägliche Arbeit ergeben (z. B. weniger manuelle Dokumentation).

Es kann zudem hilfreich sein, erfahrene und angesehene Mitarbeitende frühzeitig in Test- und Implementierungsphasen einzubeziehen. Diese Personen können als Multiplikatoren im Team wirken, Bedenken abbauen und den praktischen Nutzen des neuen Systems im Arbeitsalltag demonstrieren.